Migliori Software di gestione delle associazioni professionali
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Che cos'è il software di gestione delle associazioni?
A volte gestire un'organizzazione può sembrare molto simile a radunare gatti. Le associazioni non profit, le organizzazioni basate sulla fede, la gestione delle palestre, le organizzazioni dei genitori e altro ancora possono trarre vantaggio da un qualche tipo di software di gestione dei membri. Che si tratti di facilitare la comunicazione tra i membri, raccogliere le quote associative, organizzare un evento o semplicemente mantenere un database dei membri, il software di gestione dei membri può semplificare uno o tutti questi processi.
Uno dei modi più semplici per gestire un'organizzazione basata sui membri è mettere il potere nelle mani dei membri con un qualche tipo di portale per i membri. Questo può essere un'app mobile o un software basato su cloud a cui i membri possono accedere da un browser sul loro computer personale. All'interno di questo portale self-service, i membri possono inviare pagamenti, creare profili dei membri con informazioni di contatto pertinenti, organizzare un evento, inviare messaggi in-app e altro ancora. Per gli organizzatori, queste funzionalità rendono compiti come l'elaborazione dei pagamenti, la registrazione agli eventi, la creazione di diversi livelli di adesione e altre operazioni quotidiane molto più semplici eliminando gran parte del lavoro manuale.
Gli utenti amministratori possono anche creare campagne di marketing, tenere d'occhio la fidelizzazione dei membri, accedere al database dei membri e altro ancora. Idealmente, qualsiasi soluzione di gestione dei membri rende facile eseguire una miriade di compiti relativi alla gestione di un'organizzazione di membri.
Vantaggi chiave del software di gestione delle associazioni
- Crescere il numero di membri della tua associazione
- Tracciare e gestire facilmente le finanze della tua associazione
- Mantenere i membri coinvolti e aiutare a fidelizzarli
- Automatizzare le comunicazioni con i membri
- Ottimizzare i dipartimenti di vendita e marketing della tua associazione
Perché utilizzare il software di gestione delle associazioni?
Le associazioni basate sui membri possono essere affari complicati. Con così tanti membri da tenere traccia, quote associative da raccogliere e entrate non derivanti da quote da garantire, gli organizzatori hanno bisogno di strumenti per aiutarli a svolgere le attività quotidiane e rimanere organizzati.
La gestione dei membri è una parte enorme della gestione di qualsiasi associazione, quindi molte soluzioni di gestione delle associazioni dedicano una grande parte delle loro funzionalità a tenere traccia dei membri e delle loro informazioni di contatto. Altri dettagli cruciali, come le informazioni sulla carta di credito, la cronologia dei pagamenti e il livello di adesione, sono tutti memorizzati in un database per un facile accesso. Gli organizzatori possono creare il proprio programma di adesione e integrare funzionalità come il marketing via email per aumentare i rinnovi delle adesioni e la partecipazione agli eventi.
Per un'attività come una palestra, queste funzionalità possono essere inestimabili, rendendo molto più facile tracciare metriche chiave e vedere dove sono necessari miglioramenti. Per i membri, può anche essere molto più facile interagire con l'attività online, aggiornando le informazioni secondo necessità e a loro convenienza. Opzioni come le app mobili consentono di utilizzare questi strumenti in movimento, il che può essere ideale se l'organizzazione non è un'attività centralizzata con una sede fisica.
Chi utilizza il software di gestione delle associazioni?
Il software di gestione dei membri è utilizzato principalmente dagli organizzatori delle associazioni, dai proprietari e dai membri. Una soluzione di gestione delle associazioni aiuta principalmente le organizzazioni di membri a svolgere funzioni quotidiane, nonché a pianificare eventi, raccogliere quote associative e comunicare con i membri in massa.
I membri possono accedere allo strumento tramite un'app mobile o un portale per i membri per effettuare pagamenti, registrarsi a un evento o comunicare con altri membri. Gli organizzatori possono memorizzare i dati dei membri per accedere facilmente alle informazioni di contatto, alla cronologia dei pagamenti e alla cronologia delle adesioni per tenere meglio traccia di tutti i membri e del loro stato di adesione.
Tipi di software di gestione delle associazioni
Il software di gestione delle associazioni può apparire diverso quanto le varie organizzazioni che lo utilizzano. Sebbene tutti i software di gestione dei membri possano avere funzionalità di base molto simili, a seconda del tipo di organizzazione a cui il software si rivolge, potrebbero esserci funzionalità aggiuntive molto diverse.
Associazioni non profit – Le organizzazioni non profit hanno una varietà di esigenze che differiscono dalle aziende a scopo di lucro. Ad esempio, le organizzazioni non profit necessitano di strumenti aggiuntivi per la raccolta fondi per aiutare a raccogliere denaro al di fuori delle quote associative. Anche gli strumenti di gestione delle donazioni sono importanti. Le organizzazioni non profit potrebbero anche voler essere in grado di impostare diversi livelli di adesione per massimizzare le entrate. Se le adesioni devono essere rinnovate annualmente o mensilmente, le organizzazioni non profit avranno anche bisogno di strumenti che tengano traccia delle adesioni in scadenza e abbiano funzionalità di marketing per incoraggiare questi membri a rinnovare le loro adesioni.
Attività basate su adesioni – Le attività che si basano sulle adesioni, come le palestre e i servizi di abbonamento mensile, necessitano di strumenti per aiutarle a mantenere i flussi di entrate e costruire le loro attività. I database dei membri sono cruciali, così come i gateway di pagamento e gli strumenti di marketing. Un portale per i membri può essere estremamente utile, consentendo ai membri stessi di aggiornare le informazioni pertinenti e inviare informazioni di pagamento.
Club e altre associazioni – I club più informali e altre associazioni potrebbero desiderare una soluzione più ridotta che si concentri maggiormente sul tenere traccia dei membri e sulla pianificazione degli eventi o sull'invio di comunicazioni di massa. Un PTO, ad esempio, potrebbe voler avere un mezzo per inviare facilmente messaggi di massa ai genitori in caso di emergenza o come promemoria di un evento scolastico. Una squadra sportiva intramurale potrebbe voler utilizzare le funzionalità di contatto per programmare partite o tornei, e gli strumenti di registrazione agli eventi rendono facile registrare squadre e giocatori individuali.
Caratteristiche del software di gestione delle associazioni
Le soluzioni di gestione delle associazioni si concentrano sul mantenimento delle attività e delle organizzazioni non profit basate sui membri. Pertanto, le funzionalità associate sono principalmente orientate al mantenimento di una base di membri e alla sicurezza delle quote associative.
Database dei membri – I membri sono la spina dorsale di qualsiasi associazione, quindi è importante poter memorizzare informazioni su di loro. Le informazioni di contatto, le informazioni di pagamento, la cronologia delle adesioni e le quote o le tasse dovute sono tutti dati rilevanti per gli organizzatori. I registri cartacei sono difficili da organizzare e spesso portano a informazioni perse, mentre i registri digitali sono facili da cercare e aggiornare. Un database può anche essere utilizzato per campagne di marketing mirate e campagne di rinnovo delle adesioni.
Portale per i membri – Alcune piattaforme di gestione delle associazioni offrono portali per i membri che consentono ai membri di accedere allo strumento e apportare modifiche ai loro profili o pagare le tasse. Questo è conveniente per tutti gli utenti, poiché gli organizzatori non devono agire come mediatori e i membri possono apportare modifiche a loro piacimento. Un portale per i membri può anche essere accessibile tramite un'app mobile, rendendo facile ricevere aggiornamenti e modificare le informazioni in movimento.
Comunicazione di massa – Uno dei principali vantaggi del software di gestione delle associazioni è la capacità di comunicare facilmente con tutti o alcuni membri contemporaneamente. Le piattaforme di gestione delle associazioni possono consentire agli organizzatori di inviare email o messaggi di testo di massa, rendendo facile fare annunci o pubblicizzare eventi. Anche senza uno strumento per creare comunicazioni di massa, tutte le informazioni richieste sono memorizzate digitalmente, rendendo facile recuperarle e utilizzarle.
Registrazione agli eventi – Alcune piattaforme di gestione delle associazioni includono alcune funzionalità di pianificazione e registrazione degli eventi di base per facilitare la pianificazione di eventi di raccolta fondi, tornei sportivi e altre attività per la base di membri. Avendo funzionalità di registrazione agli eventi e un database dei membri nella stessa piattaforma, diventa molto più facile inviare inviti e tracciare la partecipazione. Con un portale clienti, i membri possono facilmente registrarsi per gli eventi a cui desiderano partecipare.
Gateway di pagamento — Per facilitare il pagamento delle tasse e delle quote sia per i membri che per gli organizzatori, molte piattaforme di gestione delle associazioni includeranno un gateway di pagamento. Questo consente ai membri di pagare le tasse con una carta di credito a loro convenienza, o consente agli organizzatori di elaborare i pagamenti per le quote associative o le tasse in loco. Potrebbe anche essere possibile memorizzare le informazioni della carta di credito in archivio, rendendo molto più facile effettuare pagamenti in tempo e in modo affidabile.
Strumenti di marketing – Alcune piattaforme di gestione delle associazioni includono strumenti di marketing che sfruttano le informazioni memorizzate nel database dei membri. Gli organizzatori potrebbero essere in grado di inviare email di marketing utilizzando gli strumenti di comunicazione di massa e le informazioni di contatto memorizzate. Gli strumenti di marketing integrati rendono facile sfruttare i dati dei membri memorizzati nel database per campagne di marketing mirate.
